Baixa e contas financeiras

Dar baixa é registrar que uma conta foi paga ou recebida: em que dia, por qual valor e por qual conta o dinheiro passou. Enquanto não há baixa, o título fica em aberto e, depois do vencimento, vencido.

As contas financeiras são os lugares por onde o dinheiro entra e sai: o caixa e as contas bancárias da imobiliária. Cada baixa atualiza o saldo da conta escolhida.

Quem pode usar

• Baixar, ajustar saldo, transferir e editar uma conta financeira exigem a permissão de lançar no financeiro: administradores e administrativos.
• Estornar uma baixa é só do administrador, porque reabre uma conta já paga.
• Gerentes só consultam, e o Extrato da conta também fica aberto para consulta.

Veja Contas a pagar e a receber.

Dar baixa num título

1. Em Financeiro da agência → Consulta, abra o menu de três pontos da linha e escolha Baixar. Você também encontra o menu na página do título.

   

2. Confira a Data da baixa. O dia de hoje já vem preenchido.

3. Se houve acréscimo ou abatimento, preencha Juros, Multa e Desconto. O quadro Valor que saiu (nas contas a pagar) ou Valor que entrou (nas contas a receber) mostra o resultado: o valor do título, mais juros e multa, menos o desconto.

4. Em Conta de saída (a pagar) ou Conta de entrada (a receber), escolha a conta financeira. Sem escolha, vale a conta padrão.

5. Se quiser, anexe o Comprovante em Escolher arquivo.

6. Clique em Baixar.

   

A baixa é integral: o valor principal é sempre o total do título. Não existe baixa parcial. Se a conta foi paga em partes, lance-a como parcelamento. Veja Lançamento avulso, parcelamento e recorrência.

Depois da baixa, o título passa a Pago e a página mostra, em Baixas, o dia, o valor, a divisão entre principal, juros, multa e desconto e a conta usada.

Quando o título vem da locação ou de um negócio

A parcela da locação, o repasse ao locador, o ciclo de repasse e o pagamento de um negócio têm regras próprias. Ao escolher Baixar num deles, o sistema abre a mesma janela de baixa da tela de origem (a da locação ou a do negócio), com as regras dela. Se a origem recusar a baixa, o aviso aparece na tela e o título não muda.

O valor retido a recolher é baixado pelo próprio financeiro, como o lançamento avulso.

Estornar uma baixa

Baixou por engano, com o valor errado ou na conta errada? Estorne a baixa.

1. Abra o menu de três pontos do título pago e escolha Estornar baixa.

2. Escreva o Motivo. Ele é obrigatório.

3. Clique em Estornar baixa.

   

O título volta a ficar em aberto. A baixa antiga não é apagada: ela continua em Baixas, marcada como Estornada, com a data, quem estornou e o motivo.

Excluir o título depois do estorno também não apaga a baixa: o título fica Cancelado, com a baixa estornada no histórico. Vale para o lançamento avulso, para o pagamento do negócio e para a comissão da locação. Título com baixa ainda ativa não é excluído nem cancelado: estorne a baixa antes.

Contas financeiras

Abra Financeiro da agência → Contas financeiras. A lista mostra, para cada conta, o tipo (Caixa ou Banco), o saldo e a situação. A conta padrão vem marcada. O sistema já traz uma conta Caixa.

O saldo é a soma do que entrou menos o que saiu na conta, a partir do saldo de abertura: as baixas, os ajustes de saldo e as transferências. Você não digita o saldo no dia a dia: para corrigi-lo, use Ajustar saldo.

Na linha de cada conta ficam as ações Extrato, Ajustar saldo, Transferir e o lápis de edição. Quem só consulta vê apenas o Extrato.

Cadastrar uma conta

1. Clique em Nova conta.

2. Escreva o Nome, escolha o Tipo (Caixa ou Banco) e, se a conta já tem dinheiro, informe o Saldo de abertura.

   

3. Clique em Salvar.

Para mudar uma conta, use o lápis da linha. Na janela de edição você também pode deixar a conta inativa (Conta ativa) ou marcá-la como Conta padrão. A conta padrão é a que a baixa usa quando você não escolhe outra. Para trocar a padrão, marque outra conta.

O tipo da conta não muda depois de criada.

O saldo de abertura só muda no começo

O Saldo de abertura pode ser corrigido na janela de edição somente antes do primeiro movimento da conta, ou seja, antes de qualquer baixa, ajuste ou transferência. Depois disso, o campo fica travado e a correção é feita com Ajustar saldo.

Ajustar o saldo

Use Ajustar saldo quando o dinheiro da conta não bate com o sistema: uma tarifa do banco, uma sobra no caixa, um depósito que não veio de nenhum título.

1. Na linha da conta, clique em Ajustar saldo.

2. Em Tipo, escolha Entrada (o saldo sobe) ou Saída (o saldo desce).

3. Informe o Valor e a Data.

4. Escreva o Motivo. Ele é obrigatório e fica registrado no extrato.

   

5. Clique em Ajustar saldo. Aparece a mensagem Saldo ajustado.

Transferir entre contas

Use Transferir para mover dinheiro de uma conta para outra, como o depósito do caixa no banco. O valor sai de uma e entra na outra.

1. Na linha da conta de origem, clique em Transferir.

2. Em Conta de destino, escolha outra conta ativa.

3. Informe o Valor, a Data e o Motivo.

   

4. Clique em Transferir. Aparece a mensagem Transferência feita.

Conferir o extrato

Clique em Extrato na linha da conta para ver todos os movimentos dela: a data, se foi Entrada ou Saída, a descrição e o valor. No alto aparece o saldo atual.

• Para ver só um intervalo, use Filtrar por período.
• Quando há muitos movimentos, o extrato passa em páginas: use Anterior e Próxima.
• A baixa de um título aparece no extrato com a descrição do título.

Estornar um ajuste ou uma transferência

Ajuste e transferência ganham o botão Estornar no extrato. Ao confirmar, o movimento é desfeito e um Estorno aparece no extrato. O movimento original fica marcado como Estornado: nada é apagado. Aparece a mensagem Movimento estornado.

O estorno de uma transferência desfaz os dois lados juntos: a saída da conta de origem e a entrada na conta de destino. O estorno é lançado com a data do dia.

O botão Estornar não aparece nas baixas de título nem nos estornos. A baixa só se desfaz pelo Estornar baixa do próprio título, como explicado acima.

Atenção

• Escolha a conta financeira certa na baixa: é ela que recebe ou perde o saldo.
• O comprovante fica guardado no título, em Baixas.
• Estornar não apaga nada: serve para corrigir sem perder o histórico. Excluir depois de estornar também não apaga: o título fica Cancelado.
• Não use Ajustar saldo para corrigir uma baixa errada: estorne a baixa no título, para o título voltar a ficar em aberto.
• Escreva um motivo que outra pessoa entenda: ele é o que o extrato mostra depois.

Dúvidas frequentes

Posso dar baixa de um valor menor que o do título? Não. A baixa é integral. Use Juros, Multa e Desconto para ajustar o valor que realmente entrou ou saiu.

Por que não aparece o botão Baixar? O título já foi pago ou cancelado, ou você não tem a permissão de lançar no financeiro. Nos títulos da locação também é preciso ter o módulo de locação.

Por que não consigo estornar? O estorno da baixa é só do administrador. Peça a ele, ou ajuste a permissão em Permissões e papéis.

Por que não há botão Estornar numa baixa do extrato? Porque a baixa pertence ao título. Abra o título pago e use Estornar baixa: o título volta a ficar em aberto e o saldo da conta é corrigido. O Estornar do extrato é só para ajustes de saldo e transferências.

Por que não consigo mudar o saldo de abertura? Ele só muda antes do primeiro movimento da conta. Depois disso, use Ajustar saldo.

Não aparece a conta que eu quero em Conta de destino. O destino precisa ser outra conta ativa. Reative a conta no lápis de edição.