Extratos de locação

Todo ano, na época da declaração, dono e inquilino pedem à imobiliária “aquele papel do imposto de renda”. São três documentos diferentes, e cada um serve a uma pessoa e a um propósito.

Documento	Para quem	Período	Para que serve
Extrato Anual de Locação	dono do imóvel	ano	Conferir, mês a mês, o que recebeu, o que foi descontado de imposto e o que foi repassado
Extrato anual do locatário	inquilino	ano	Conferir o que pagou e o que descontou de imposto, antes de declarar
Extrato mensal do locador	dono do imóvel	mês	Apoiar a apuração do carnê-leão

O extrato do dono não é “Informe de Rendimentos”

O comprovante oficial do imposto retido é o Comprovante de Rendimentos Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, e fornecê-lo é obrigação de cada inquilino empresa que descontou imposto — não da imobiliária.

Chamar o extrato de “informe de rendimentos” leva o dono a não cobrar o documento de quem deve fornecê-lo. O extrato é uma prestação de contas da administradora: ele ajuda a conferir, mas não substitui o comprovante.

A exceção é o dono que mora fora do Brasil com a imobiliária como procuradora: aí é a imobiliária a responsável pela retenção, e o comprovante é dela.

Quem pode usar

Gestores e administradores da imobiliária, em Relatórios da locação, aba Extratos.

Como pedir um extrato

1. Abra Relatórios na locação e vá à aba Extratos.

2. Escolha a pessoa, a natureza do extrato e o período — o ano, ou o mês, conforme a natureza.

   

3. Clique em Pedir extrato. Ele passa a aparecer na lista da pessoa.

   

4. Em Documentos, use Emitir extrato, escolha o modelo e gere o PDF. O documento fica guardado junto ao extrato, e pode ser gerado de novo quando precisar.

O extrato é uma consulta: ele lê as baixas, as apurações de imposto e os repasses no momento em que o documento é gerado. Nada fica congelado — o que mudar no meio do caminho aparece na próxima emissão.

Cada extrato guarda um documento só, sempre o mais atual: gerar de novo sem que nada tenha mudado devolve o mesmo arquivo; se algo mudou, o novo substitui o anterior. O mesmo documento é o que a pessoa baixa na área do cliente, onde cada um vê só os próprios extratos.

O comprovante anual da DIMOB

Na mesma aba, a natureza do pedido pode ser também o comprovante anual de rendimentos — do locador ou do locatário. Ele não é um extrato: lê o que foi declarado na DIMOB do ano, e não o que foi pago. Por isso só pode ser pedido para ano com declaração gerada em que a pessoa aparece naquele papel, e o do locatário sai sem a comissão.

O extrato anual e o comprovante do mesmo ano podem não bater, quando a declaração foi ajustada à mão. O detalhe está em Área do cliente.

O que entra na conta

• Só parcelas pagas. Aluguel em aberto não é rendimento recebido e não entra. A exceção, no extrato do locador, é a parcela coberta por garantia de repasse: a imobiliária já pagou o aluguel ao dono, então o rendimento entra mesmo sem baixa.
• O mês do rendimento é o da DIMOB. No extrato do locador, o rendimento entra no mês em que a imobiliária repassou o aluguel adiantado ao dono, quando isso vem antes do pagamento do inquilino. Vale para a garantia de repasse e para o adiantamento manual. A parcela de acordo paga depois não repete a parte já coberta. A norma não fixa esse mês para o carnê-leão: é uma interpretação do sistema.
• Mês sem movimento sai com zeros, não sumido da tabela. Um mês que desaparece obriga quem confere a descobrir se o mês foi zero ou se o sistema o esqueceu.
• Os valores são os do dono, já repartidos pela cota quando o imóvel tem mais de um proprietário.
• O dono que saiu do contrato continua com o extrato do que recebeu, pela cota que ele tinha na baixa de cada parcela; quem entrou depois tem o extrato do que passou a receber. Veja Partes do contrato.

No extrato do inquilino, o que ele pagou aparece repartido pela cota de cada dono — porque é assim que cada dono vai declarar.

A quebra por fonte pagadora

Depois do mês a mês vem a tabela por fonte pagadora: quanto veio de cada inquilino.

Ela não é enfeite: tanto a declaração anual quanto o carnê-leão são organizados por fonte pagadora. Um total sem essa quebra o dono não consegue repartir para declarar.

Repare que a coluna Repassado não aparece nessa tabela — só nas linhas mensais e no resumo. O repasse pode consumir adiantamento, garantia de repasse e saldo de mês anterior, então ele não pertence a uma fonte pagadora só; atribuí-lo a uma delas seria inventar um número.

O extrato mensal e o carnê-leão

O extrato mensal do dono fecha o mês com recebido, deduções, imposto descontado e repassado:

É o documento que apoia o carnê-leão: o imposto descontado pelo inquilino empresa é compensável na declaração de ajuste anual, e o aluguel recebido de pessoa física é o que o dono precisa recolher mensalmente por conta própria.

O limite do sistema

Toda emissão traz esta observação, e ela é importante:

O extrato registra apenas os valores administrados por esta imobiliária. A lei manda somar o que a mesma fonte pagadora pagou “a qualquer título” — se o mesmo inquilino paga outros valores ao mesmo dono por fora, esses valores precisam ser somados por ele na apuração.

Dúvidas frequentes

O dono pediu o informe de rendimentos. Posso mandar o extrato anual? Mande o extrato, explicando que ele é a prestação de contas da imobiliária. O comprovante de retenção o dono deve pedir a cada inquilino empresa.

O extrato saiu com meses zerados. Está certo? Está. Mês sem parcela paga aparece com zero, para que os doze meses estejam sempre à vista.

Pedi o extrato e os valores estão diferentes do que eu esperava. Confira se as parcelas do período foram baixadas: o extrato conta pagamentos, não vencimentos. Se houve divergência de imposto na baixa, veja Imposto de renda do aluguel.

Posso emitir o mesmo extrato de novo? Pode, quantas vezes precisar. O extrato guarda um documento só: a emissão nova substitui a anterior quando algo mudou, e devolve a mesma quando nada mudou.

O dono e o inquilino podem baixar o extrato sozinhos? Podem, na área do cliente, depois que a imobiliária libera o acesso.